康莊大道 - 區麗莊 2024年11月15日
開會、開會、開會
開會、開會、開會
究竟要開多少次會議才能最有效引導公司朝著正確的方向發展？(資料圖片)
在繁忙的商業社會中，開會是協作和進行決策的基石。開會是協調團隊、設定目標和規劃成功路線的重要管道。然而，一個老生常談的問題仍然存在，究竟要開多少次會議才能最有效引導公司朝著正確的方向發展？
研究一致發現，員工參加的會議太多，不僅無法推動事情取得進展，反而使手上的工作變得更難完成。最近的一項調查顯示，約72%的會議時間都是無生產力的。而早期的研究發現，現時高層每周平均要花近23小時在會議中。相比之下，與1960 年代不到 10 小時相比，增幅顯著。因此，如何巧妙地平衡會議次數，對於企業成功是有著至關重要的關係。要知道，會議過多會導致時間浪費和決策疲勞，而會議過少則會導致溝通不暢，令項目缺乏一致性，平衡點取決於開會目的及執行力。
進行有效的會議需要策略性的方法。首先，明確目標至關重要。定義會議的目的，設定清晰的議程，並提前做好溝通，管理與會者的期望。這確保討論能保持專注和富有成效性。此外，包容性能促進員工的參與度和責任感。鼓勵所有與會者積極參與，重視不同的觀點，並培養開放討論的文化，分配角色和職責，以促進責任制和推動可行的結果。
另一個關鍵是，會議中必須有良好的時間管理，尊重所有與會者的日程安排，讓會議能準時開始和結束。為每個議程項目分配特定的時間，以避免偏離主題和不必要的題外話。這不僅能提高會議效率，還有效地增強生產力。此外，利用協作工具進行文件共享和會議記錄製作，有助簡化溝通，促進無縫的決策過程，為各地域的與會者進行線上虛擬會議，並透過利用意見改進機制，進行持續改進會議效率。
人工智能(AI)的引入加強了企業的執行力，使會議更有效率及開辟了新的可能性。AI技術可以透過自動化調度和規劃過程來幫助簡化會議過程。例如使用自然語言處理 (NLP) 的工具可以理解電子郵件內容的上文下理，並代表員工安排會議。這意味著所有與會者都可以無縫添加到會議中，無需任何手動操作。此外，AI驅動的排程工具可以考慮每個與會者的日程空缺和偏好，以舉行適合所有人的會議時間。這不僅節省了時間，還減少了排程衝突和會議臨時取消的風險。一些工具利用先進的語音識別技術準確捕捉會議期間的每一句說話內容，自動轉錄會議並將其轉換為書面筆記，從而無需員工手動記錄會議。最後，自動語言處理技術來識別重要主題和關鍵詞，提供會議重點和行動項目的摘要。此外，AI驅動的分析工具可以識別會議記錄中的模式和趨勢，例如反覆出現的問題或主題，幫助公司確定需要改進的領域並基於數據做出決策，以優化其會議流程。
開會對公司成功的影響不可小覷。執行良好的會議促進協調、推動創新並培養團隊合作文化。會議作為戰略規劃、問題解決和促進利益相關者之間建立共同願景的催化劑。因此，會議的質量勝過數量。每次會議都應該增值、激發執行力，並推動公司朝著目標邁進。透過培育有效溝通和合作的文化，公司可以利用會議來應對複雜的商業環境中導航，並推動繁榮發展。
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